Guide för småföretag
Standard-CRM eller skräddarsytt system – vad passar småföretaget?
Jämför standard-CRM med ett skräddarsytt system. Se skillnader i pris, funktioner, införande, integrationer och när respektive lösning passar.
Det korta svaret
När teamet kopierar uppgifter mellan mejl, kalkylblad och kalender behövs ett mer sammanhängande arbetssätt. Ett standard-CRM ger färdiga funktioner att anpassa sig till. Ett skräddarsytt system låter er forma flödet kring kundärendena ni faktiskt hanterar. Valet handlar om hur väl lösningen passar arbetet, inte om att välja flest funktioner.
Frågan är därför inte vilket alternativ som är mest avancerat. Frågan är vilket som löser problemet med minst kostnad, risk och extra arbete för teamet.
När ett standard-CRM är rätt val
Färdiga CRM-system passar bra när företaget arbetar med vanliga steg som nya leads, kontaktuppgifter, säljmöjligheter, anteckningar och uppföljningar. Teamet får en beprövad grund och kan börja utan ett utvecklingsprojekt.
- •Arbetsflödet liknar andra företag i samma bransch
- •De viktigaste integrationerna finns redan
- •Teamet kan anpassa sig till systemets arbetssätt
- •Behovet kan lösas med konfigurering i stället för ny kod
När en anpassad lösning kan vara rimlig
Anpassning blir särskilt värdefull när kundförfrågningar, bokningar, arbetsorder och uppföljningar ligger i olika system. Daystead kan bygga en gemensam vy där ansvar och nästa steg följer ärendet. Vi börjar med det återkommande problem som har störst betydelse för er vardag och definierar en första version kring det.
Skillnader i kostnad och införande
Ett standard-CRM kostar vanligtvis per användare och månad, ibland med extra avgifter för funktioner, support eller integrationer. Ett skräddarsytt system har en byggkostnad och därefter kostnader för drift, externa tjänster, underhåll och framtida ändringar.
Be alltid om en uppdelning. Bygge, tredjepartstjänster, hosting och support ska inte döljas i en enda totalsumma.
Riskerna med att anpassa för mycket
Ett specialbygge kan bli dyrt och svårt att förvalta om första versionen försöker ersätta alla system samtidigt. Varje extra funktion behöver byggas, testas och hållas fungerande. Därför bör standardfunktioner stanna i beprövade system när de redan fungerar bra.
- •Byt inte bokningssystem om kalendern redan fungerar
- •Ersätt inte ekonomisystem utan ett tydligt skäl
- •Automatisera inte ett arbetsflöde som teamet ännu inte har testat
- •Kräv en tydlig gräns mellan första versionen och framtida önskemål
Fem frågor före beslutet
Svara på frågorna med verkliga exempel från den senaste arbetsveckan, inte med en önskelista över framtida funktioner.
- •Vilka kundärenden tappar vi i dag?
- •Vilken information kopierar vi mellan verktyg?
- •Vilka steg behöver följa vårt arbetssätt, och vilka är standard?
- •Vilka integrationer är tekniskt möjliga och vad kostar de?
- •Vem ansvarar för systemet efter lanseringen?
Börja med en mindre första version
Om ett anpassat system är motiverat bör första versionen lösa ett avgränsat flöde, till exempel från ny kundförfrågan till bokat jobb och uppföljning. Teamet kan då testa lösningen i vardagen innan fler funktioner byggs.
Daystead börjar med att kartlägga arbetsflödet och skriva ned omfattning, kostnader och kontrollerade integrationer innan utvecklingen börjar.
Anpassat behöver inte betyda ett stort systembyte
Daystead bygger en mindre första version kring det flöde som behöver fungera bättre. Det kan vara steget från kundförfrågan till planerat jobb och uppföljning, medan fungerande verktyg fortsätter göra sitt. Ni får en definierad omfattning, kontrollerade integrationsmöjligheter och tydligt uppdelade kostnader före utvecklingsstart.